1.Seleccionar Nuevo en el Menú de archivo o en la Barra de tareas del mantenimiento de esta carpeta

2.ST Office abrirá automáticamente el formulario de Datos identificativos para que usted identifique el documento a crear - por defecto siempre es un albarán salvo que tenga parametrizado algo distinto -

3.Entre los datos identificativos encontramos : Nª de albarán, fecha de albarán, nº de factura, fecha de factura, subcuenta, y todos aquellos datos que tenga parametrizados en pantallas.

4.Selecctione Guardar y Cerrar en la Barra de tareas del formulario

5.ST Office abrirá el formulario de líneas de documento para que introduzca los datos concernientes a las líneas del documento.

1.Posicione el cursor encima del registro del documento que desee consultar

2.Seleccione Modificar en el Menú de archivo o en la Barra de tareas del mantenimiento de esta carpeta

3.ST Office abrirá un formulario en el cual pueden distinguirse 3 partes : cabecera, cuerpo y pie del documento

Modificar cabecera - datos identificativos

Modificar cuerpo - línea

Modificar pie - totales

1.Una vez se encuentre dentro del documento a incluir lineas, seleccione Nuevo en la Barra de tareas del mantenimiento de lineas del formulario del documento.

2.ST Office mostrará un formulario para que registre los datos de la nueva linea

1.Seleccione Acciones en la Barra de tareas, o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta

2.Seleccione Facturar

3.En el formulario de parametrización de la facturación, podrá parametrizar el intervalo de documentos pendientes de facturar, a facturar, así como indicar la fecha de factura y serie numérica a usar para el nº de factura

1.Seleccione Acciones en la Barra de tareas o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta

2.Seleccione Pagar facturas

3.En el formulario de parametrización de pagar facturas, podrá parametrizar el intervalo de documentos pendientes de pago, para proceder al mismo.

ST Office puede encargarse de exportar a contabilidad de forma automática - ver parametrización de compras -, y en caso de desear hacerlo de forma manual siga los siguientes pasos :

1.Seleccione Acciones en la Barra de tareas o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta

2.Seleccione Exportar a contabilidad

3.En el formulario de parametrización de la exportación a contabilidad de documentos comerciales, puede indicar el intervalo de documentos comerciales pendientes de exportar a procesar, así como las características o parámetros de esa exportación ( clave de factura, sección, fecha de asiento, etc... de los asientos contables a generar )

4.Seleccione Actualizar en la Barra de tareas de este formulario

5.Puede marcar o desmarcar aquellos documentos a exportar seleccionando las correspondientes opciones de marcar y desmarcar presentes en el Menú de acciones

6.Una vez haya revisado que están marcados todos los documentos comerciales a exportar, seleccione Acciones en la Barra de tareas de este formulario de parametrización de exportación a contabilidad

7.Seleccione Exportar

8.Aparecerá un formulario para que indique los parámetros de contabilización de elementos ST Office, para más información ver : Contabilización de elementos ST Office

9.Una vez finalizado el asistente de exportación se habrán generado los correspondientes asientos contables engrosando el libro de diario de ST Office

ST Office puede encargarse de exportar a Tesorería de forma automática - ver parametrización de compras -, y en caso de desear hacerlo de forma manual, siga los sigiuentes pasos :

1.Seleccione Acciones en la Barra de tareas o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta

2.Seleccione Exportar a Tesorería

3.En el formulario de parametrización de la exportación a tesorería de documentos comerciales , puede indicar el intervalo de documentos comerciales pendientes de exportar, a procesar, así como las características o parámetros de esa exportación ( usar el tipo de documento que tenga establecido cada subcuenta en sus datos adicionales, e indicar la fecha del traspaso, además de marcar los elementos como presentes en cartera - de esta forma ST Office tendrá en cuenta su presencia en cartera y generará los correspondientes apuntes contables ante cualquier cambio de sus datos -.

4.Seleccione Actualizar en la Barra de tareas de este formulario

5.Puede marcar o desmarcar aquellos documentos a exportar, seleccionando las correspondientes opciones de marcar y desmarcar presentes en el Menú de acciones.

6.Una vez haya revisado que están marcados todos los documentos comerciales a exportar, seleccione Acciones en la Barra de tareas de este formulario de parametrización de exportación a tesorería.

7.Seleccione Exportar

8.Aparecerá un formulario en el que podrá previsualizar la totalidad de elementos que constituirán la previsión de pagos de los documentos comerciales seleccionados.

9.Una vez finalizado el asistente de exportación se habrán generado los correspondientes registros en la previsión de pagos de ST Office ( ST Treasurer ).

1.Seleccione Acciones en la Barra de tareas o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta

2.Seleccione Situación

3.Parametrice el intervalo de documento/s comercial/es del cual desea cambiar su situación y seleccione el botón acción de Actualizar vista en la Barra de tareas

4. Puede cambiar su situación  cambiando los parámetros de características de este mismo formulario mediante las correspondientes casillas de verificación de : Elemento contabilizado, Albarán impreso, Elemento pagado, Elemento en tesorería, Factura impresa, Elemento facturado

5.Puede cambiar la situación ( parámetros fijados en características ), del intervalo de documentos comerciales presentes en la vista y que se encuentren marcados para cambiar su situación o del elemento sobre el cual se encuentre posicionado el cursor. Para ello debe seleccionar Acciones en la Barra de tareas y después Situación - para el intervalo - o Situación de elemento - para el elemento sobre el que se encuentre el cursor - .

En estos casos debe de usar el código comodín que es el asterisco * y el programa le permitirá introducir una descripción libre para ese artículo que no está presente en la tabla de artículos de ST Office. Puede ser de gran utilidad para incluir comentarios en las líneas de sus documentos comerciales.

1.Posicione el cursor encima del documento que desea imprimir

2.Pulse el botón derecho del ratón encima

3.En el menú resultante, seleccione Vista preliminar o Imprimir

4.Aparecerá un formulario para que seleccione el tipo documento comercial que desea imprimir : Albarán, Factura, Recibo y Etiqueta

5.Una vez seleccionado éste, se abrirá el formulario de parametrización de impresión de documentos comerciales

6.Para más información consultar : Listado de documentos

1. Posicione el cursor encima del documento que desea abonar.

2. Seleccione Acciones en la barra de tareas o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta

3. Introduzca la serie numérica a usar para la creación de un nuevo documento de abono.

4. Seleccione 'guardar y cerrar' en el formulario de edición resultante del abono.

1. Modifique el documento comercial en el cual se encuentra la linea a abonar.

2. Posicione el cursor encima de la linea que desea abonar.

3. Seleccione Acciones en la barra de tareas del mantenimiento de lineas del documento

4. Indique si desea abonar la línea en un documento nuevo o en el mismo. Y si decide generar un nuevo documento, introduzca la serie numérica a usar para la creación del nuevo documento.

5. Seleccione 'Guardar y cerrar'.

1.Seleccione Acciones en la Barra de tareas o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta

2.Seleccione Búsqueda avanzada

3.En este formulario puede parametrizar su búsqueda, por datos identificativos del documento, además de por datos referentes a un artículo ( referencia, descripción, código de barras, nº de serie ).

4.Una vez haya introducido los datos del artículo a buscar, seleccione el acceso directo de Actualizar, en la barra de tareas del formulario y podrá consultar en qué documentos se encuentra el artículo seleccionado. Si el artículo tiene números de serie asociados con alguna característica, puede buscar por número de serie o característica en el formulario de selección de números de serie.

5.Opcionalmente puede buscar directamente por el valor de la primera de las características asociadas al número de serie ( Ejemplo, IMEI1 ). Sólo tiene que introducir este valor en el campo de Valor característica, pulsar el intro y ST Office completará la referencia y el número de serie que le corresponde. A continuación, sólo tendrá que actualizar la vista de datos del formulario, pulsando con el botón izquierdo del ratón encima del acceso directo de actualizar vista de la Barra de tareas del formulario.

6.ST Office al buscar por el valor de la característica, por defecto siempre busca en la primera de sus posibles características, si desea buscar por el valor de otra característica distinta a la primera, debe introducir el nº de plantilla de características a usar en la búsqueda, y seleccionar en la lista desplegable contigua, la característica sobre cuyo valor desea realizar la búsqueda.

7.Si cierra este formulario pulsando sobre el acceso directo de Guardar y cerrar de la Barra de tareas, ST Office se posicionará en el documento sobre el que se encuentre la barra del cursor. Si cIerra este formulario pulsando sobre el botón de cierre del formulario, ST Office no se posicionará sobre el documento seleccionado con la barra del cursor.

1.Seleccione Acciones en la Barra de tareas o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta.

2.Seleccione Búsqueda avanzada

3.En este formulario introduzca los datos de búsqueda avanzada de artículo : referencia, nº de serie - en caso de que tenga asociados seriales -, o bien buscando directamente el artículo buscando el valor de alguna de las características asociadas a un determinado número de serie. ( Por defecto siempre busca en la primera de las características ).

4.Una vez haya localizado el nº de referencia y nº de serie  - si procede - del artículo en cuestión, pulse Actualizar en la Barra de tareas del formulario.

5.Posicione el cursor encima del documento del que desea abonar el artículo introducido en la búsqueda avanzada de artículos.

6.Seleccione Abono en el Menú de acciones de la Barra de tareas.

7.Introduzca la serie numérica a usar para la numeración del documento de abono ( letra del abecedario ), y ST Office creará automáticamente un documento de abono del artículo introducido en la búsqueda avanzada de artículos.

1.Seleccione Acciones en la Barra de tareas o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta.

2.Seleccione Búsqueda avanzada

3.Cuando haya procedido a la parametrización de la búsqueda y haya efectuado la misma, puede imprimir el resultado seleccionando el acceso directo de vista previa o de imprimir de la Barra de tareas o en el Menú de archivo del formulario.

1.Seleccione Acciones en la Barra de tareas o en el Menú de mantenimiento de esta carpeta

2.Seleccione Exportar documento

3.ST Office le mostrará un formulario cuyo intervalo de proceso de datos está parametrizado con el documento sobre el que se encuentre el cursor.

4.Opcionalmente puede enviar este documento por correo electrónico marcando la correspondiente casilla de verificacion destinada a tal efecto.

5.ST Office está programado para crear este documento con un nombre identificativo compuesto por los siguientes campos : nºde subcuenta del cliente + nº de albaran + fecha de albarán + nº de factura + fecha de factura, y de extensión ".st". Este archivo es guardado por defecto en la carpeta caché de la base de datos en uso, pero opcionalmente puede ser creado en otra carpeta, bien indicándolo en la parametrización de ventas o compras u opcionalmente puede disponer de una carpeta por cada subcuenta, introduciendo su ruta en la ficha de datos adicionales de la subcuenta objeto del documento.

6.Un ejemplo del uso de esta funcionalidad lo tenemos en ST TPV del pack ST Outlets para franquicias, en el cual las compras son introducidas en su base de datos gracias a la importación de estos archivos de exportación.

Es importante destacar los procesos automáticos relacionados con la gestión de transacciones con sujetos intracomunitarios. Si su empresa es operador de iva intracomunitario, y el sujeto también lo es, sus documentos comerciales serán creados sin cálculo de IVA, y si usted o el sujeto aún siendo los dos miembros intracomunitarios, no tienen asignado un número de operador de iva intracomunitario, sus documentos comerciales estarán sujetos a IVA.

ST Office tendrá en cuenta estas circunstancias cuando contabilice sus facturas.