ST Office > ST Treasurer > Gestión de tesoreria > Pagos

Abriendo esta carpeta accederá a la Gestión de pagos de ST Treasurer gracias a la cual podrá llevar a cabo una eficaz previsión de pagos. La previsión de pagos implica el registro de efectos, resultado de un documento comercial. Efecto en el cual quedan reflejados el nombre y número del proveedor o acreedor, el número y fecha de la factura que generó el efecto, el vencimiento y el importe, entre otros datos.

1.Seleccione 'Nuevo' en el Menú de archivo del Menú de mantenimiento o en la Barra de tareas.

2.En el formulario de edición debe introducir los siguientes datos :

▪Nº de subcuenta : Subcuenta objeto del efecto

▪Entidad bancaria : Subcuenta de la entidad bancaria destino del pago

▪Asociada : Subcuenta asociada

▪Código de barras : Código de barras identificativo del efecto - útil para imprimir el código de barras y poder buscar el efecto en cuestión.

▪Concepto : Concepto relacionado con el efecto - puede ser un concepto de presentación de cuadernos bancarios -.

▪Fecha de Vencimiento : Fecha de vencimiento del efecto.

▪Fecha de factura : Fecha de la factura origen del efecto.

▪Fecha de emisión : Fecha de emisión del efecto o de cualquier número de documento anexo o auxiliar relacionado

▪Fecha de registro : Fecha de inclusión en el sistema

▪Nº de documento : Nº de documento identificativo del efecto. Para los efectos procedentes de ST Commercial, éste coincide con el número de factura.

▪Nº de documento Anexo : Util para introducir cualquier número de documento relacionado con el efecto en cuestión - En las empresas de seguros es útil para registrar el número de póliza, en otros casos puede ser útil para relacionar con un número de cheque o pagaré-.

▪Nº de documento auxiliar : De idéntica finalidad que el número de documento anexo - En las empresas de seguros es útil para registrar el número de recibo de la Compañía de seguros -.

▪Importe : Importe del efecto

▪Entregas a cuenta : Importe de las entregas a cuenta del efecto

▪Pendiente : Cantidad pendiente de pago.

▪Tipo de documento : Puede escoger entre los siguientes documentos de cobro : Talón, Recibo, Recibo Domiciliado, Pagaré de empresa, Letra aceptada, Letra aceptada y domiciliada, Letra no aceptada, Letra no aceptada domiciliada, Efectivo, Otros, Pagaré bancario, Tarjetas de crédito, Confirming.

▪Estado : En este campo queda reflejado el estado del efecto : Pte de cobro/pago ( cuando está pendiente de pago ), Remesado ( cuando el efecto ha sido remesado ), Cobrado/Pagado ( cuando el efecto ha sido pagado en su totalidad ), Impagado/Devuelto ( cuando el efecto ha sido impagado en su totalidad ), A cuenta ( cuando el efecto tiene entregas a cuenta ) y % Impagado/Devuelto ( cuando el efecto ha sido impagado parcialmente ).

▪Fecha de estado : Fecha en la que se realiza el cambio de estado.

▪Vendedor : Número de vendedor relacionado con el efecto.

▪Ruta : Número de ruta relacionada con el efecto

▪Cobrador : Número de cobrador relacionado con el efecto.

▪Etiqueta : Nº de etiqueta destinada a la clasificación del efecto.

▪Clave de factura o Explotación : Número de clave de factura o grupo de explotación al que pertenece el efecto

▪Inicio de período : Util para recibos que tengan fecha de validez, expresando en este campo la fecha de inicio de validez.

▪Fin de período : Util para recibos que tengan fecha de validez, expresando en este campo la fecha de fin de validez.

▪Periodicidad : Para el caso de recibos que son domiciliados a una determinada periodicidad. Puede escoger entre las siguientes periodicidades : Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral y Anual

En este apartado puede registrar todos aquellos conceptos que sea necesario asociar al efecto, recibo, etc...

3.Seleccione 'Guardar y Cerrar' en el Menú de archivo o en la Barra de tareas del formulario de edición para guardar los cambios.

4.Al guardar los cambios realizados, el sistema le preguntará si desea poner efecto en cartera. Si desea llevar un control contable exhaustivo de la cartera de efectos de su empresa, usando las correspondientes subcuentas de efectos, deberá hacer click en 'Si' y si por el contrario no desea usar las subcuentas de efectos, deberá hacer click en 'No'

1.Posicione el cursor encima del registro del efecto que desee modificar.

2.Seleccione 'Modificar' en el Menú de edición del Menú de mantenimiento o en la Barra de tareas

3.En el formulario de edición efectúe los cambios que necesite.

4.Seleccione 'Guardar y Cerrar' en el Menú de archivo o en la Barra de tareas del formulario de edición para guardar los cambios.

1.Posicione el cursor encima del registro del efecto del cual desee registrar entregas a cuenta.

2.Seleccione 'Entregas a cuenta' en el Menú de acciones o en la Barra de tareas.

3.Si no existen entregas a cuenta previas, el sistema le mostrará el formulario de edición para que introduzca los datos de la entrega a cuenta :

▪Fecha : Fecha de la entrega a cuenta

▪Entrega a cuenta : Importe de entrega a cuenta

▪Vendedor : Número de vendedor relacionado con la entrega a cuenta

▪Cobrador : Número de cobrador relacionado con la entrega a cuenta

▪Entidad : Número de subcuenta de la entidad bancaria - aunque puede ser una subcuenta de caja - receptora de la entrega a cuenta.

▪Documento anexo : En el caso de entregas a cuenta usando pagarés o cheques, el número de documento de pago puede ser introducido en esta casilla.

▪Documento de pago : Puede seleccionar entre los siguientes documentos de pago : Talón, Recibo, Recibo Domiciliado, Pagaré de empresa, Letra aceptada, Letra aceptada y domiciliada, Letra no aceptada, Letra no aceptada domiciliada, Efectivo, Otros, Pagaré bancario, Tarjetas de crédito, Confirming.

4. Seleccione 'Guardar y Cerrar' de la Barra de tareas del formulario de edición para guardar entrega a cuenta.

Una vez registrada una primera entrega a cuenta, al seleccionar 'Entregas acuenta' en el Menú de acciones, accederá al mantenimiento de entregas a cuenta, del efecto seleccionado. En el mantenimiento de entregas a cuenta puede incluir nuevas entregas a cuenta, modificar alguna existente, obtener un informe de las entregas a cuenta realizadas, y contabilizar alguna-as de las entregas a cuenta realizadas.

Ocasionalmente puede crear remesas con una selección de efectos - útil para generar cuadernos bancarios -.

1.Seleccione 'Remesar' en el Menú de acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de tareas.

2.En el formulario de mantenimiento de 'Remesar', puede parametrizar la remesa, estableciendo el intervalo de registros a remesar. Cuando haya parametrizado el intervalo de registros a procesar, debe seleccionar el acceso directo de 'Actualizar' de la Barra de tareas y automáticamente se actualizará la vista de datos seleccionados para remesar.

3.En la vista de registros seleccionados para remesar, puede omitir aquellos registros que desee haciendo dobleclick encima para marcar o desmarcar los registros que estime oportunos. También puede usar las opciones destinadas a tal efecto presentes en el Menú de acciones de la Barra de tareas del formulario : Marcar elemento, Desmarcar elemento, Marcar todos, Desmarcar todos.

4.Cuando ya haya seleccionado los efectos que van a formar parte de la remesa, debe seleccionar 'Remesar' en el Menú de acciones de la Barra de tareas del formulario.

5.En el formulario de parametrización de nueva remesa debe indicar los siguientes datos :

▪Remesa : Número de remesa. Puede ser uno ya existente o introducir una serie numérica para que el sistema calcule uno nuevo.

▪Entidad bancaria : Número de subcuenta de la entidad bancaria por la cual se va a pagar la remesa.

▪Fecha de entrada : Fecha de creación de la remesa

▪Tipo de Remesa : Puede escoger entre los suguientes tipos de remesa : Descuento de efectos, Envío en gestión de cobros y Remesa simple. Los dos primeros implican un registro contable específico, y por el contrario, el último sólo implica una agrupación de efectos bajo un mismo número de remesa.

▪Contabilizar : Marcando esta casilla de verificación, ST Office generará el correspondiente asiento contable de remesa introduciendo el numero de entidad bancaria en todos y cada uno de los efectos seleccionados para remesa.

▪Asociar subcuentas de asiento con subcuenta del efecto : Marcando esta casilla de verificación - en el caso de efectos en cartera - , ST Office usará una subcuenta de efecto distinta para cada elemento seleccionado, y si no está marcado usará una única subcuenta para todos.

▪Conceptos de remesa : Marcando esta casilla ST Office usará los distintos conceptos de presentación para asociar a los efectos remesados y ser usados en la generación del correspondiente cuaderno bancario.

▪Generar cuaderno bancario : Marcando esta casilla, al terminar el proceso de creación de remesa, el sistema procederá a crear el correspondiente cuaderno bancario.

▪Descuento de efectos : En el caso de una remesa con descuento de efectos, puede cumplimentar las casillas de nominal de la remesa, dias para vencimiento, % de interés, % de comisión bancaria y los gastos fijos.

6.Seleccione 'Siguiente' para crear remesa con los parámetros indicados.

1.Posicione el cursor encima de cualquiera de los efectos relacionados con la subcuenta de la cual desea pagar efectos.

2.Seleccione 'Efecto múltiple' en el Menú de acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de tareas.

3.En el formulario de parametrización de efecto múltiple puede cambiar la subcuenta a pagar y el intervalo de fechas a pagar, así como el tipo de documento.

4.Opcionalmente puede indicar al sistema que contabilize la cancelación de los efectos seleccionados para su sustitución por un nuevo efecto. Para hacer esto debe marcar la casilla de verificación de 'Contabilizar efecto múltiple'.

5.Una vez parametrizado el intervalo de efectos a pagar, tiene que hacer click en el acceso directo de 'Actualizar' de la Barra de tareas, para actualizar la vista de datos.

6.En vista de registros seleccionados para pagar, puede omitir aquellos registros que desee. Haciendo dobleclick encima de cada elemento, puede marcar o desmarcar los registros que estime oportunos. También puede usar las opciones destinadas a tal efecto presentes en el Menú de acciones de la Barra de tareas del formulario : Marcar elemento, Desmarcar elemento, Marcar todos, Desmarcar todos.

7.Seleccione 'Efecto múltiple' en el Menú de Acciones de la Barra de tareas.

8.En el formulario de edición de nuevo efecto múltiple tiene que introducir los datos necesarios para la creación de un nuevo efecto el cual cancela los registros seleccionados en la pantalla anterior.

9.Seleccione 'Guardar y Cerrar' para continuar con el proceso de creación de efecto múltiple contabilizando - siempre y cuando esté marcada la casilla de verificación de 'Contabilizar efecto múltiple' - y pagando los efectos seleccionados, quedando como pendiente de pago el nuevo efecto.

10.Seleccione 'Guardar y Cerrar' en la Barra de tareas del formulario de parametrización de efecto múltiple para guardar los cambios realizados y regresar al mantenimiento de cobros

1.Posicione el cursor encima de cualquiera de los efectos relacionados con la subcuenta de la cual desea agrupar efectos.

2.Seleccione 'Efecto múltiple' en el Menú de acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de tareas.

3.En el formulario de parametrización de efecto múltiple puede cambiar la subcuenta a agrupar y el intervalo de fechas a agrupar, así como el tipo de documento.

4.Recuerde no marcar la casilla de verificación de 'Contabilizar efecto múltiple'.

5.Una vez parametrizado el intervalo de efectos a agrupar, tiene que hacer click en el acceso directo de 'Actualizar' de la Barra de tareas, para actualizar la vista de datos.

6.En vista de registros seleccionados para cobrar, puede omitir aquellos registros que desee. Haciendo dobleclick encima de cada elemento, puede marcar o desmarcar los registros que estime oportunos. También puede usar las opciones destinadas a tal efecto presentes en el Menú de acciones de la Barra de tareas del formulario : Marcar elemento, Desmarcar elemento, Marcar todos, Desmarcar todos.

7.Seleccione 'Efecto múltiple' en el Menú de Acciones de la Barra de tareas.

9.Seleccione 'Guardar y Cerrar' para continuar con el proceso de creación de efecto múltiple cobrando los efectos seleccionados, quedando como pendiente de pago el nuevo efecto.

10.Seleccione 'Guardar y Cerrar' en la Barra de tareas del formulario de parametrización de efecto múltiple para guardar los cambios realizados y regresar al mantenimiento de pagos

Para pagar un efecto, éste debe quedar marcado como pagado y además contabilizado. Puede hacer todo el proceso en una sola operación o por separado, por un lado marcar el efecto como pagado y por otro generar el asiento correspondiente.

Este proceso marcará el efecto como pagado, y generará el asiento correspondiente. Para hacerlo tiene que seguir los siguientes pasos :

1.Posicione el cursor encima del efecto que desea Contabilizar y Pagar.

2.Seleccione 'Contabilizar y pagar en el Menú de Acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de Tareas.

3.El Sistema le mostrará el formulario de parametrización de contabilización de elementos ST Office, para que parametrice la contabilización.

4.Si el proceso es finalizado en su totalidad, el efecto habrá quedado marcado como contabilizado y pagado - aparece tachado en la vista de trabajo, su estado será 'Cobrado/Pagado' y la columna indicatiba de contabilizado aparecerá marcada -.

Este proceso contabilizará el pago sin proceder a marcar el efecto como pagado. Para hacerlo tiene que seguir los siguientes pasos :

1.Posicione el cursor encima del efecto que desa Contabilizar.

2.Seleccione 'Contabilizar' en el Menú de Acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de Tareas.

3.El Sistema le mostrará el formulario de parametrización de contabilización de elementos ST Office, para que parametrice la contabilización.

4.Si el proceso es finalizado en su totalidad, el efecto habrá quedado marcado como contabilizado sea cual sea su estado de cobro.

Este proceso pagará un efecto, sin proceder a su contabilización. Para hacerlo tiene que seguir los siguienes pasos :

1.Posicione el cursor encima del efeto que desea Pagar.

2.Seleccione 'Pagar' en el Menú de Acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de Tareas.

3.El Sistema marcará como pagado el efecto seleccionado. Para hacer esto registra en cantidades a cuenta la cantidad que estaba pendiente, quedando una cantidad pendiente de 0, y cambiando su estado a 'Cobrado/Pagado'.

Para imprimir un efecto debe seguir los siguientes pasos :

1.Posicione el cursor encima del efecto que desea imprimir.

2.Seleccione 'Imprimir efecto' en el Menú de acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de Tareas.

3.En el formulario de parametrización de impresión de efecto debe indicar el número de documento parametrizable a usar para la impresión del efecto. El uso de documentos parametrizables le permite diseñar un recibo, un cheque, etc...

4.El intervalo de impresión aparecerá parametrizado con los datos del efecto sobre el que se encuentre el cursor.

5.Seleccione 'Impresora' para imprimir el efecto.

Ocasionalmente desde el mantenimiento de previsión de pagos, puede consultar la ficha de datos adicionales de una subcuenta. Para hacer esto debe seguir los siguientes pasos :

1.Posicione el cursor encima del efecto de cuya subcuenta desee consultar su ficha de datos adicionales.

2.Seleccione 'Adicionales de subcuenta' en el Menú de acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de Tareas.

Ocasionalmente, desde el mantenimiento de previsión de pagos, puede consultar la ficha de datos adicionales de una subcuenta de entidad bancaria, siempre y cuando el efecto en cuestión haya sido pagado o remesado - estas operaciones registran número de subcuenta de entidad bancaria -. Para hacer esto debe seguir los siguientes pasos :

1.Posicione el cursor encima del efecto de cuya entidad bancaria desee consultar su ficha de datos adicionales.

2.Seleccione 'Adicionales de Entidad bancaria' en el Menú de acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de Tareas.

Puede cambiar o consultar la situación de cualquier efecto. Para hacer esto debe seguir los siguientes pasos :

1.Posicione el cursor encima del efecto cuya situación desee modificar.

2.Seleccione 'Situación' en el Menú de Acciones del Menú de mantenimiento o en la Barra de Tareas.

3.En el formulario de situación de previsión de pagos puede cambiar la situación de :

▪Contabilizado : Si el efecto ha sido contabilizado esta casilla está marcada.

▪Efecto en cartera : Si el efecto está en cartera - se ha registrado contablemente usando subcuentas de efectos -, esta casilla aparecerá marcada

▪Efecto descontado : Si el efecto ha sido descontado estará marcado

▪Efecto enviado en gestión de cobro : Si el efecto ha sido enviado en gestión de pago esta casilla está marcada

▪Traspasado a otro Ejercicio : A final de ejercicio, se traspasan los efectos pendientes de pago de un ejercicio a otro, quedando marcados aquellos que hayan sido traspasados.

▪Procesado por otras suites de ST Office : Cuando el efecto ha sido registrado o procesado desde otra suite de ST Office, esta casilla está marcada. Por ejemplo, en el gremio de los seguros, los efectos son relacionados dentro de liquidaciones, en concreto en aquellas que tengan un tipo de comisión por producción, marcando esta casilla de verificación e indicando en sus notas, el número de liquidación en la cual ha sido relacionado.

▪Procesado por otras suites de ST Office auxiliar : De idéntica finalidad a la casilla de verificación anterior. Por ejemplo, en el gremio de los seguros, los efectos son relacionados dentro de liquidaciones, en concreto en aquellas que tengan un tipo de comisión por cartera, marcando esta casilla de verificación e indicando en sus notas, el número de liquidación en la cual ha sido relacionado.

▪Tipo de documento : Talón, Recibo, Recibo Domiciliado, Pagaré de empresa, Letra aceptada, Letra aceptada y domiciliada, Letra no aceptada, Letra no aceptada domiciliada, Efectivo, Otros, Pagaré bancario, Tarjetas de crédito, Confirming.

▪Estado : Puede escoger entre los diferentes estados en los que puede encontrarse un efecto : Pte de cobro/pago ( cuando está pendiente de pago ), Remesado ( cuando el efecto ha sido remesado ), Cobrado/Pagado ( cuando el efecto ha sido pagado en su totalidad ), Impagado/Devuelto ( cuando el efecto ha sido impagado en su totalidad ), A cuenta ( cuando el efecto tiene entregas a cuenta ) y % Impagado/Devuelto ( cuando el efecto ha sido impagado parcialmente ).

▪Fecha de cambio de estado : Fecha en la que se realiza el cambio de estado.

▪Periodicidad :Para el caso de recibos que son domiciliados a una determinada periodicidad. Puede escoger entre las siguientes periodicidades : Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral y Anual

▪Nº de remesa : Puede cambiar el número de remesa a la que pertenece un determinado efecto.

▪Etiqueta : Nº de etiqueta destinada a la clasificación del efecto.

En este apartado usted puede cambiar los datos de situación relacionados con la devolución del efecto seleccionado :

▪Fecha : Fecha de devolución

▪Gastos : Gastos resultado de la devolución

▪Causa : Causa de la devolución

En este apartado usted puede cambiar los datos de situación relacionados con la anulación del efecto seleccionado :

▪Fecha : Fecha de anulación

▪Causa : Causa de la anulación

Seleccione 'Aceptar' para guardar los cambios realizados.

Desde el mantenimiento de la gestión y previsión de pagos puede imprimir un informe de previsión de pagos. Para generar el informe de previsión de pagos debe seguir los siguientes pasos :

1.Seleccione 'Vista preliminar' o 'Imprimir' en el Menú de archivo del Menú de mantenimiento.

2.En el formulario de parametrización de informe puede cambiar el orden o agrupación de los datos del informe. Los criterios de organización o agrupación son los siguientes : Subcuenta, Entidad, Clave, Vencimiento, Documento, Fecha de factura, Documento anexo, Fecha de emisión, Importe e Importe pendiente.

3.En el intervalo de impresión puede filtrar la información a mostrar en el informe. Puede filtrar los siguientes valores : subcuenta, entidad, clave, vencimiento, documento, fecha de factura, documento anexo, fecha de emisión, importe, tipo de documento y estado, además de ruta, vendedor, cobrador y ocasionalmente el concepto.

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