ST Office > Gestión de artículos

Abriendo esta carpeta accedemos al mantenimiento de la clasificación de artículos de la empresa.

1. Elija Nuevo en el Menú de archivo de este apartado, o en la Barra de tareas del mismo.

2. Introduzca los datos en el formulario de Nuevo artículo. Estos datos quedan agrupados de la siguiente forma :

1. Datos Identificativos :

•Fecha de Alta : Fecha en la que la empresa incluyó el artículo en su Plan de Artículos.

•Referencia : Código identificativo del artículo

•Descripción : Breve descripción del artículo

•Descripción extendida : Una descripción del artículo más detallada.

•Código de Barras : Si el artículo posee un código de barras, en esta lista desplegable debe seleccionar el tipo de código de barras utilizado e introducir su número en el siguiente campo.

•Referencia alternativa : En este campo debe introducir aquel artículo que puede sustituirlo en el caso de rotura de stock o por cualquier otro motivo.

2. Características :

•Familia : Los artículos pueden agruparse o clasificarse en función de un nº de familia.

•Marca : Los artículos pueden clasificarse por marcas, en función de un nº de marca.

•I.V.A : En este campo indicará el porcentaje de I.V.A al que tributa el artículo en cuestión.

•Comisión : Determinados artículos pueden estar sujetos a algún porcentaje de comisión

•Matriz de descuento : Para determinados artículos, y determinados tipos de clientes, puede corresponder un determinado porcentaje de descuento. En este campo introducirá el nº identificativo del tipo de artículo a buscar en la tabla de matriz de descuentos, para que ST Office, junto con el nº de tipo de cliente ( de los datos adicionales de la subcuenta del cliente ), obtenga ese porcentaje a utilizar.

•Código de impresión : Es un código numérico que puede ser utilizado en la impresión de documentos de venta, como criterio de orden de las lineas o cuerpo de ese documento.

•Existencias mínimas : Es el número de unidades mínimas que debe de haber en existencias. Al introducir un número mínimo de existencias, ST Office le avisará cuando las existencias de este artículo sean igual o inferiores al número introducido en este campo. Dejando este campo a 0 evita que ST Office le avise de la ruptura de stock que pueda ocasionarse en determinados artículos.

•Unidad de medida : Con esta característica le indicamos a ST Office el tipo de unidades a utilizar : Peso, longitud, capacidad, etc...

•Peso : En este campo introducirá - cuando proceda - el peso de cada una de las unidades del artículo. ST Office calculará el peso de la totalidad de artículos presentes en cada uno de los documentos de venta que genere.

•Desviación del peso : Indica la posible desviación que pudiera exister en el peso, con respecto a una unidad de artículo. Por ejemplo : Si utiliza 2 tipos de unidades como Kilos y Cajas, el programa calculará el peso de cada caja - unidad de artículo -, y si introduce un peso que no se ajusta ( teniendo en cuenta las posibles desviaciones en el peso ), le advertiría de que el peso no corresponde con el nº de cajas.

•Unidades x Tabla : Este campo es utilizado para calcular el nº de unidades de artículo por tabla. Util en los sistemas de producción de empresas como las panaderias.

•Punto verde : Indica el coeficiente a utilizar para el cálculo del coste del punto verde de los envases.

•Genérico : Marcando esta casilla de verificación clasificamos el artículo como "Genérico". Con esta marca podremos filtrar los informes de artículos, incluyendo o excluyendo los artículos genéricos.

•Garantía : Marcando esta casilla de verificación indicaremos que el artículo en cuestión está sujeto a un período de garantía.

•Fecha de inicio de garantía : Indica la fecha a partir de la cual empieza el período de garantía.

•Fecha de fin de garantía : Indica la fecha en la que finaliza el periodo de garantía.

•Accesible desde web : Marcando esta casilla de verificación, el artículo en cuestión, será visible desde una web que se nutra de la base de datos de ST Office.

•Novedad : Marcando esta casilla de verificación, el artículo en cuestión, aparecerá en el apartado de novedades de una web que se nutra de la base de datos de ST Office.

•En Oferta : Marcando esta casilla de verificación, el artículo en cuestión, aparecerá marcado como Oferta en la introducción de artículos en los documentos de venta, o en una web que se nutra de la base de datos de ST Office.

•Catálogo : Marcando esta casila de verificación quedará incluido en la generación de catálogos de artículos de st office.

•Exportable : Si esta casilla de verificación se encuentra marcada, posibilita al sistema a tener en cuenta este artículo, en el momento de la exportación de los mismos. Si por el contrario, ésta no se encuentra marcada, este artículo sería ignorado en la exportación de artículos

•Servicio no sujeto a recargo : Marcando esta casilla de verificación, obligaremos al sistema a no procesar el cálculo del recargo de equivalencia derivado de la inclusión de este artículo en un documento comercial cuyo cliente o proveedor si esté sujeto al cálculo del recargo de equivalencia.

•Estado : Puede clasificar sus artículos por estado de actividad seleccionando cualquiera de los siguientes valores : Activo, Inactivo, Baja y descatalogado.

•Etiqueta : Opcionalmente puede clasificar sus artículos en función de las Etiquetas de st office. Estas etiquetas pueden ser asociadas a un determinado color. Esto mostrará el artículo en cuestión, en ese color asociado a la etiqueta.

3. Unidades calculadas :

•Cantidad : Cantidad por unidad de artículo

•Valor 1 : Unidades de valor nº 1 para cada unidad de artículo ( Por ejemplo : largo )

•Valor 2 : Unidades de valor nº 2 para cada unidad de artículo ( Por ejemplo : alto )

•Valor 3 : Unidades de valor nº 3 para cada unidad de artículo ( Por ejemplo : ancho )

•Valor 4 : Unidades de valor nº 4 para cada unidad de artículo.

1. Datos de actualización automática :

•Precio medio : Es un precio medio ponderado que se actualiza al introducir compras en ST Office. Estas compras pueden ser introducidas mediante su documento de compra o bien por entradas directas a través del libro de almacén.

•Fecha de última entrada : Fecha en la se realizó la última entrada del artículo.

•Precio de venta al público de la última venta : Previo de venta al público que se utilizó en la última venta realizada.

•Fecha de última salida : La última fecha en la que se vendió este artículo

•Proveedor última compra : Indica la subcuenta del último proveedor al que se compró alguna unidad del artículo en cuestión.

•Precio de última compra : El último precio al que se compró el artículo

•Fecha de última compra : Indica cuando fue la última vez que se compró alguna unidad del artículo

•Referencia del proveedor : Indica el nº de referencia por el que el proveedor tiene clasificado este artículo.

2. Ubicación : Descripción de la localización del artículo dentro del almacén.

3. Envases :

•Stock inicial de envases : Nº de unidades iniciales, del envase del artículo.

•Stock actual de envases : Nº de unidades en existencias, del envase del artículo.

Cada artículo dispone de una tarifa principal de 9 precios de venta al público. Esta tarifa puede componerse utilizando los siguientes datos para su cálculo :

•% sobre P.U.C : El precio de venta al público se calcula Introduciendo un porcentaje de beneficio sobre el precio de la última compra.

•Unidades de descuento : En algunos casos, puede interesar, en determinados artículos, descontar un nº determinado de unidades sobre el total de unidades del documento. En ofertas puntuales se suele obsequiar con un nº determinado de unidades gratis sobre el total de unidades de determinados artículos.

•P.V.P : Recoge el precio de venta al público

•Descuento : En este campo introduciremos un posible porcentaje de descuento a aplicar cada vez que se introduzca el artículo y se utilice la tarifa ( 1-9 ) que sea objeto del descuento.

•Fecha : Indica la fecha en la que se realizó el último cálculo de tarifas.

Un artículo puede disponer de unas características generales y otras específicas :

•Características generales : En este campo puede introducir un texto explicativo de las características del artículo.

Tenga en cuenta que este campo de texto es un control richedit y está sujeta a la normativa de teclas de los mismos ( Haciendo clic con el botón derecho del ratón aparecerá un menú de mantenimiento del control ).

•Características específicas : Puede asociar una plantilla de características y cumplimentar los valores de la misma. El uso de estas caracteristicas posibilita la comparación entre artículos pertenecientes a la misma familia.

1. Observaciones : Todas las observaciones del artículo disponen de una casilla de verificación para indicar si son visibles durante el alta de documentos. Es decir, al introducir el artículo en cuestión en cualquiera de los documentos de venta de ST Office, se mostrarán aquellas observaciones que hayan sido marcadas.

2. Notas : Introduzca en esta campo todas las notas que desee relacionadas con el artículo.

Para más información ver : Catálogos de la guía de ST Office.

3. Seleccione Guardar y cerrar en la barra de tareas del formulario de edición.

1. Seleccione Acciones en la barra de tareas o en el menú de archivo del apartado

2. En el menú de acciones elija la opción de Saldos.

3. Un formulario mostrará los saldos acumulados del artículo sobre el que se encuentre posicionado. Estos saldos acumulados son los siguientes :

•Stock inicial : Unidades de stock inicial

•Compras netas : Unidades compradas

•Unidades fabricadas : Unidades obtenidas como resultado del proceso de producción o fabricación de la empresa.

•Ventas netas : Nº de unidades que se han vendido.

•Unidades a fabricar : Nº de unidades que se necesita fabricar para cubrir con un stock mínimo.

•Diferencias de inventario positivas : Nº de unidades resultado de una regularización de almacén con diferencias de inventario positivas, es decir, unidades que se han incorporado al stock.

•Diferencias de inventario negativas : Nº de unidades resultado de una regularización de almacén con diferencias de inventario negativas, es decir, unidades que se han restado del stock.

•Stock actual : Es el resultado de : Stock inicial + Compras netas + Unidades fabricadas - Ventas netas

•Pendiente de servir : Nº de unidades que han sido comercializadas y están pendientes de servir.

•Pendiente de recibir : Nº de unidades adquiridas y que todavía están pendientes de recibir.

•Stock global : Es el resultado de : Stock actual - Pendiente de servir + Pendiente de recibir

1. Selecciones Acciones en la barra de tareas o en el menú de archivo del apartado

2. En el menú de acciones elija la opción de Tarifa Auxiliar.

3. El formulario de tarifa auxiliar es idéntico al de tarifa principal del artículo, dispone de los mismos campos, de idéntica funcionalidad, para más información ver la explicación de tarifa principal del artículo.

Opcionalmente puede asociar a cada uno de sus artículos, una relación de números de serie ( seriales ), con su fecha de entrada, control de fecha de garantía y almacén. Para más información ver : Seriales

También opcionalmente, puede asociar unas características a cada uno de estos números de serie. Indicando el nº de plantilla de características para seriales en el formulario de edición de artículos, en el apartado de características específicas, st office mostrará las correspondientes características asociadas a un número de serie.

Opcionalmente puede indicar que un artículo es accesorio de otro. Para hacer esto debe seleccionar 'Accesorio de' en el Menú de acciones de la barra de tareas. Para más información ver : Accesorio de

Este informe puede ser generado desde el acceso directo presente en la barra de tareas - vista preliminar e imprimir respectivamente - o bien seleccionando 'Archivo' y 'Vista preliminar' o 'Imprimir' en el menú de mantenimiento. Ver también Informe relación de artículos.

Para crear un Catálogo de artículos debe seguir los siguientes pasos :

1.Marque la casilla de verificación de 'Catálogo' en todos los artículos que desee incluir en el catálogo, Además debe marcar la casilla de verificación de 'Catálogo', de las Familias que desee incluir en el Catálogo de artículos.

2.Seleccione 'Catálogo de artículos' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento.

3.Para más información consultar Informe > Artículos > Catálogo.

Para crear una Oferta de artículos debe seguir los siguientes pasos :

1.Marque la casilla de verificación de Oferta en todos los artículos que desee incluir en la oferta,

2.Seleccione 'Oferta de artículos' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento.

3.Para más información consultar Informe > Artículos > Oferta.