Expedientes |
  
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Expedientes |
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Abriendo esta carpeta accederá al mantenimiento de expedientes. Mediante el uso de expedientes es posible registrar la totalidad de datos, servicios, documentación etc..,relacionada con la defunción de una persona.
Para un correcto registro y control de la información, ésta queda agrupada en varias áreas de gestión : Gestión de pluses y comisiones, Gestión del óbito, Gestión de destinos, Gestión del sepelio, Gestión de flores, publicidad, varios...
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Cualquier expediente puede generar una serie de comisiones en función de la inclusión en el mismo, de determinados elementos que por su naturaleza son comisionables. Estos elementos son los siguientes : Caja, urna, flores, publicidad, lápidas, complementos, etc.. Para registrar una comisión deberá cumplimentar los siguientes datos :
•Comercial : Nº identificativo del comercial que gestiona la operación comisionable que se esté registrando. •Fecha : Fecha de realización de la operación comisionable. •Naturaleza de la comisión : Nº identificativo de la naturaleza de la comisión. Este valor vendrá cumplimentado por defecto, en función del elemento comisionable que sea objeto del registro de comisiones. •Concepto de comisión : En esta lista desplegable podrá seleccionar entre la lista de conceptos comisionables que haya asociado al comercial seleccionado. •Tipo de comisión : Lista desplegable en la que podrá seleccionar entre los dos tipos de comisión existentes : Comisión porcentual o comisión lineal ( un importe fijo ) •Precio : Valor o importe a partir del cual se calcularía la comisión. •Porcentaje : Porcentaje a aplicar en el cálculo de la comisión - sólo para el caso de tipos de comisión porcentual -. •Lineal : Importe en euros para aplicar en el cálculo de la comisión - sólo para el caso de tipos de comisión lineal, en los que la comisión será igual al importe lineal introducido -. •Comisión : Valor o importe de la comisión calculada en función del porcentaje o importe lineal introducido. |
Como consecuencia del registro de un expediente, se pueden generar una serie de pluses - remuneraciones adicionales, para empleados implicados en determinados procesos durante la gestión de un expediente -. Para registrar un plus, deberá cumplimentar los siguienes datos :
•Empleados : En este apartado registrará los empleados que han intervenido en la operación correspondiente, dentro de la gestión del expediente, y que implican un plus. •Pluses : En este apartado registrará los pluses de cada empleado. |
Opcionalmente, puede efectuar un seguimiento de realización de todas las tareas derivadas de la gestión de un expediente. La agrupación de tareas y composición de las mismas puede ser gestionada en el correspondiente mantenimiento de tareas. Para efectuar el seguimiento deberá seguir los siguientes pasos :
1.Posicione el cursor encima del registro del expediente del cual desee efectuar un seguimiento de la realización de tareas. 2.Seleccione 'Tareas' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento. 3.En el formulario de edición de tareas podrá marcar o desmarcar la casilla de verificación de cada una de las tareas, indicando al sistema que determinada-s tarea-s ya han sido completadas. 4.Seleccione 'Aceptar' para guardar los cambios. |
Opcionalmente es necesario anexar o asociar una serie de servicios adicionales, facturables, a la gestión principal de un expediente. Para realizar esto deberá seguir los siguientes pasos :
1.Posicione el cursor encima del registro del expediente del cual desee crear un servicio adicional. 2.Seleccione 'Servicio adicional' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento. 3.El sistema creará un nuevo expediente asociado con el expediente principal. Este nuevo expediente comparte número de expediente y le añade un ordinal de 2 dígitos. 4.En el nuevo expediente, cumplimente lo que sea necesario para registrar ese servicio adicional que quedará ligado al expediente principal. 5.Seleccione 'Guardar y cerrar' para conservar los cambios. |
Ocasionalmente, el sistema puede crear un presupuesto o factura proforma - para su aceptación por parte del correspondiente sujeto de facturación -. Puede obtener el presupuesto desde el formulario de edición del expediente, o desde el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento. En un presupuesto podrá consultar el importe de los servicios realizados durante la gestión de un expediente. Estos servicios estarán agrupados en : servicios propios, servicios ajenos y servicios que implican un suplido. El presupuesto es emitido con su valoración y fiscalidad correspondiente. |
Para crear la factura de servicios de un determinado expediente deberá proceder al cierre de expediente y seguir los siguientes pasos :
1.Posicione el cursor encima del registro del expediente del cual desee crear su factura. 2.Seleccione 'Facturar' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento 3.En el formulario de 'Facturar' podrá parametrizar la facturación del expediente seleccionado : Puede indicar al sistema la fecha de la factura. 4.Para crear una factura, el sistema necesita de una serie de parámetros para su elaboración. Estos parámetros varían en función de la categoría a la que pertenece cada expediente, la misma ha sido preestablecida en cada una de las categorías incluidas en el sistema. 5.Seleccione 'Facturar' en el Menú de acciones de la Barra de tareas. 6.El sistema creará un albarán por cada tipo de servicio : ajenos, propios y suplidos. Estos albaranes quedarán englobados dentro de una factura. 7.Al facturar un expediente, el sistema creará una subcuenta para recoger los datos fiscales del difunto, y otra subcuenta para recoger los datos fiscales del sujeto de facturación. |
Para consultar la factura de un expediente, debe seguir los siguientes pasos :
1.Posicione el cursor encima del registro del expediente del cual desee consultar su factura. 2.Seleccione 'Consultar factura' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento. 3.El sistema le mostrará todos los albaranes que componen la factura del expediente. |
Opcionalmente puede consultar la previsión de cobros resultado de la facturación de un expediente. Para realizar esto deberá seguir los siguientes pasos :
1.Posicione el cursor encima del registro del expediente del cual desee consultar o cambiar su previsión de cobros. 2.Seleccione 'Previsión de cobros' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento. 3.El sistema abrirá la carpeta de previsión de cobros del expediente en cuestión. |
La gestión de un expediente supone la impresión de una serie de documentos funerarios : Permiso del juzgado, permiso de sanidad, permiso del ayuntamiento, boletín estadístico de defunción, partida de defunción, vales recibí, orden, parte del sacerdote, y solicitud de servicio. Para obtener el correspondiente documento funerario, deberá seguir los siguienes pasos :
1.Posicione el cursor encima del registro del expediente del cual desee obtener un documento funerario. 2.Seleccione 'Documentos funerarios' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento. 3.En el formulario de 'Impresión de documentos funerarios' deberá parametrizar la impresión del mismo :
•Tipo de documento : En esta lista desplegable podrá seleccionar el documento funerario que desea obtener. •Nº de documento : Nº identificativo del documento parametrizable a usar para la impresión del correspondiente documento funerario. •Usar subcuenta de facturación : Marcando esta casilla de verificación, le indicaremos al sistema que, en aquellos documentos funerarios en los que tenga que mostrar datos identificativos o fiscales, utilice los datos fiscales del sujeto de facturación. •Fecha de impresión : Fecha de elaboración o impresión, del documento. •Solicitud de traslado : En el caso de solicitudes de traslado, es necesario introducir los datos relacionados : ▪El cadáver : Marcando esta casilla de verificación le indicaremos al sistema que se trata de una solicitud de traslado de cadáver. ▪El cadáver inhumado : Marcando esta casilla de verificación, le indicaremos al sistema que se trata de una solicitud de cadáver inhumado. ▪Restos mortales : Marcando esta casilla de verificación, le indicaremos al sistema que se trata de un traslado de restos mortales. ▪Cementerio destino : Nº identificativo del cementerio destinatario del traslado. ▪Itinerario : Breve descripción del itinerario o ruta seguido para efectuar el traslado. ▪Vehículo : Nº identificativo del vehículo o coche utilizado para el traslado. |
Un expediente va cambiando su estado durante la gestión del mismo. Si por cualquier motivo, necesita cambiar su estado de forma manual, puede hacerlo siguiendo los siguientes pasos :
1.Posicione el cursor encima del registro del expediente del cual desee cambiar su 'Situación'. 2.Seleccione 'Situación' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento. 3.En el formulario de 'Situación de expediente', puede cambiar los siguientes parámetros :
•Estado : En esta lista desplegable podrá escoger entre los distintos estados que puede tener un expediente, y que van cambiando a lo largo del tiempo : En curso y completado. •Fecha de cierre de expediente : Fecha en la que un expediente cambia su estado a 'Completado'. •Facturado : Esta casilla de verificación nos indica si un expediente se encuentra o no facturado. •Nº de factura : Número de factura del expediente. •Fecha de factura : Fecha de la factura del expediente •Subcuenta : Nº identificativo de la subcuenta del difunto. •Subcuenta de facturación : Nº identificativo de la subcuenta del sujeto de facturación. •Catálogos : En este apartado se muestra una casilla de verificación por cada uno de los catálogos de st office : Catálogo de imágenes, catálogo de documentos y catálogo de gestiones, mostrando la presencia o no de elementos registrados en cada uno. Quitando la marca de esta casilla de verificación , el sistema vaciará el catálogo correspondiente asociado al expediente en cuestión. 4. Seleccione 'Aceptar' para guardar los cambios realizados. |
Cuando un expediente ya ha cumplimentado todas las tareas derivadas de su gestión, es necesario proceder a su cierre y posterior facturación. Al proceder al cierre de expediente, éste cambia su estado a completado, y a continuación, ya es posible proceder a su facturación. Para proceder al cierre de un expediente debe seguir los siguientes pasos :
1.Posicione el cursor encima del registro del expediente que desee cerrar. 2.Seleccione 'Cerrar expediente' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento. 3.En el formulario de 'Cierre de expediente', deberá introducir los siguientes parámetros :
•Fecha de cierre : Fecha en la que se efectúa el cierre de expediente •Agente de cierre : Nº identificativo del agente que efectúa el cierre.
4. Seleccione 'Aceptar' para guardar los cambios y proceder al cierre |
Ocasionalmente, puede crear las subcuentas del difunto y sujeto de facturación, respectivamente, sin necesidad de proceder a su facturación. Para crear estas subcuentas debe seguir los siguientes pasos :
1.Posicione el cursor encima del registro del expediente del cual desee crear las subcuentas mencionadas. 2.Seleccione 'Crear subcuentas' en el Menú de acciones de la Barra de tareas o del Menú de mantenimiento.
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1.Posicione el cursor encima del registro del expediente del cual desea reservar una misa. 2.Seleccione 'Modificar' en la Barra de tareas o en el Menú de edición del Menú de mantenimiento. 3.En el formulario de edición, seleccione la carpeta o apartado destinado a la gestión del sepelio. 4.Seleccione 'Modificar' en la barra de tareas del apartado de 'Iglesias' 5.En el formulario de edición haga click encima del botón de comando de 'Reservas' y accederá a las reservas de misas del sistema para que proceda a registrar una nueva reserva. 6.Seleccione 'Guardar y cerrar' para guardar los cambios efectuados en el apartado de sepelio 7.Seleccione 'Guardar y cerrar' en la barra de tareas del formulario de edición del expediente, para guardar los cambios realizados |
